Plan de cuentas – SAP Buisness ONE

En este artículo , debatiremos la estructura del plan de cuentas y el efecto de los procesos estándar en el plan de cuentas.

Escenario empresarial

Se está realizando una implementación de SAP Business ONE en un nuevo cliente , «OEC Computers» (Empresa de ejemplo que usamos los consultores de SAP Business One).

• Analizamos con Lucia, la persona encargada de contabilidad, el efecto de los procesos de ventas y compras en el plan de cuentas y en consecuencia ,en los informes financieros.
• Lucia cree que esta estructura le ayudará a presentar los informes financieros de manera precisa y estructurada.

Pregunta de reflexión: ¿Cómo se presentan los saldos de datos maestros de interlocutor comercial en el plan de cuentas?

Los saldos de datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas, Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones del cliente y proveedor en sus saldos.

Por ejemplo: cuando se contabiliza una factura de clientes, se utiliza la cuenta de clientes relacionada con el cliente además de la cuenta del deudor. Por consiguiente, el plan de cuentas presenta el estatus financiero completo de la empresa, y también los informes (por ejemplo:Balance de saldos y Estado de pérdidas y ganancias ).

Plan de cuentas: es un índice de todas las cuentas de mayor utilizadas por la empresa.

Cada cuenta de mayor tiene:

• Un código de cuenta.
• Una descripción de cuenta.
• Información adicional que determina las funciones de la cuenta de mayor.

Al implementar SAP business ONE define (o importa):

1. Plan de cuentas
2. Cuentas de mayor predeterminadas que se utilizarán al crear transacciones en los procesos empresariales habituales: Ventas, Compras, Inventarios etc.

Los documentos en procesos de compra y venta crean asientos automáticos que están registrados en la ficha Asiento y afectan a los saldos de cuentas. Los saldos de cuentas también se ven afectados por los asientos manuales y otras transacciones contables, como el proceso de Cierre del periodo, que transfiere los balances de las cuentas pérdidas y ganancias a la cuenta de balance.

Estructura del plan de cuentas

El plan de cuentas está organizado en cajones y niveles.

Veamos este ejemplo de plan de cuentas. El plan de cuentas varía de acuerdo con la ubicación de la empresa.

La organización del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente aceptados (GAAP).La ventana de plan de cuentas organiza sus cuentas en cajones.

Estructura del plan de cuentas: Cajones de balance

En el libro mayor, se distingue entre cajones de balance y cajones de cuentas de resultados, también denominadas pérdidas y ganancias,

Comencemos con cuentas de balance:

• Los primeros 3 cajones: Activo, Pasivo y Capital propio (o Capital y Reservas), normalmente conforman las cuentas de balance, por ejemplo, los impuestos sobre ventas y las cuenta de proveedores.
• El saldo contable de estas cuentas se mantiene de un ejercicio al siguiente.
• Las cuentas de balance reflejan el valor monetario de la empresa: stock, activo, deuda, etc.

Estructura del plan de cuentas: Cajones de pérdidas y ganancias

Luego, están las cuentas de pérdidas y ganancias:

• Los siguientes 5 cajones: Ingresos (o Volumen de negocios), Coste de ventas, Gastos (o Costes de explotación), Financiación (o Gastos e Ingresos no derivados de explotación) y Otros ingresos y gastos (o Impuestos y partidas extraordinarias) normalmente conforman las cuentas de pérdidas y ganancias, por ejemplo, las cuentas de ingresos o gastos.
• El saldo contable de estas cuentas se debe compensar al final de cada ejercicio; esto se denomina cierre del periodo.
• Las cuentas de pérdidas y ganancias reflejan los cambios en el valor de la empresa, como: cuando vende stock: el coste de la cuenta de variación de existencias se ve afectada y aumenta los ingresos.

Por último, tenemos dos cajones de pérdidas y ganancias con propósito opcional.

• Estos cajones no tienen fijada un finalidad predefinida y en la mayoría de los casos, están vacíos, en función de la localización y el modelo de plan de cuentas.
• Si es necesario, cada empresa puede designar un cajón adicional para una determinada área de contabilidad.

Estructura del plan de cuentas en asociación con los informes financieros

Los requisitos de informes financieros impulsan la mayoría de las decisiones de configuración y parametrizaciones iniciales en el plan de cuentas.

Los diferentes informes se basan en los saldos de cuenta relevantes de una fecha/rango de fechas seleccionado y se visualizan de acuerdo con el nivel de su cajón:

• El balance resume el valor de las cuentas de capital propio, activo y pasivo de la empresa.
• El balance de sumas y saldos detalla para cada cuenta: el saldo inicial de un determinado período, todas las partidas del Debe y Haber, y el saldo final.
• La cuenta de pérdidas y ganancias se determina después del final del ejercicio. Los saldos de las cuentas de gastos se restarán de los saldos de las cuentas de ingresos para obtener ganancias o pérdidas del ejercicio.

Niveles en el plan de cuentas

El plan de cuentas organiza las cuentas del libro mayor de la empresa en una estructura jerárquica. El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes clases (activo, pasivo, capital y reservas, ingresos, etc.)

El sistema muestra la selección como un cajón de armario. Cada cajón tiene un título de selección. Si es necesario, puede cambiar el título del cajón. En ese caso, el nombre actualizado aparecerá en los informes financieros.

Puede definir hasta 10 niveles, Mientras que en el nivel 1 es el nivel cajón, los niveles siguientes se pueden utilizar como títulos para agrupar las cuentas por nivel de forma lógica y adecuada para los procesos de contabilidad financiera y gestión de informes de su localización.

El sistema muestra títulos en azul y cuentas activas en negro. Las cuentas en la determinación de cuentas de mayor (cuentas por defecto) se muestran en verde.

Una cuenta de título resume todos los saldos de las cuentas activas debajo de ella. Veamos, este ejemplo específico del plan de cuentas que contiene 5 niveles: Los niveles de 2 a 4 pueden contener cuentas activas o títulos que combinan varias cuentas activas. Nivel 5, en este ejemplo, contiene solo cuentas activas. Tenga en cuenta que solo las cuentas activas se puede contabilizar en SAP business ONE .

Los informes financieros muestran el título y los saldos de la cuenta activa.

Para ver el estado financiero de la empresa en el informe de una manera precisa y estructurada, se recomienda definir todas las cuentas activas en el mismo nivel. En nuestro ejemplo, todas las cuentas activas se definen en el nivel 5.

Detalles de la cuenta

En el plan de cuentas, existen varias definiciones relacionadas con la cuenta. Trataremos algunas de ellas.

Lucia, la responsable de contabilidad, ha añadido varias cuentas para registrar gastos e ingresos relacionados con la gran cumbre a la que van a asistir. La imagen muestra una cuenta de gastos de viaje que Lucia ha añadido.

1. Lucia, selecciona la moneda de la cuenta. Cada cuenta del plan de cuentas puede tener una moneda diferente o puede establecerse como relevante en todas las monedas, Lucia ha confirmado que la nueva moneda es local.
2. Luego, le ha enlazado a un proyecto financiero. Esto permite a Lucia generar informes financieros filtrados en este proyecto. Lucia ha introducido un nuevo código de proyecto financiero que se ha creado para este tipo de gasto.

Por último, Lucia selecciona . Detalles de la cuenta para abrir la ventada Detalles de cuenta de mayor, de la cuenta de gastos Travel. en el campo Activo, fija el período en el que la cuenta debe estar activa, que empiezan en marzo y termina a finales del año. Según este planteamiento, comprueba que no se pueden registrar otras transacciones en la cuenta el próximo año.

Tenga en cuenta que, por defecto, todas las cuentas están activas sin periodo de restricción.

Otra definición útil en la ventana detalles de cuenta de mayor es Saldo de cuenta permitido. Lucia ha abierto la ventana Detalles de cuenta de mayor para introducir los saldos mínimo y máximos permitidos para la cuenta de gastos menores. Desea asegurarse de que la cuenta no está por debajo de un saldo 100 y por lo tanto, introduce el valor 100 en el campo De. Además, cuando el saldo de gastos menores alcance 5000, desea transferir el efectivo a la cuenta bancaria de la empresa. Por lo tanto, fijará el saldo máximo en 5000.

Lucia ya ha definido una validación de bloqueo en la ventana Parametrizaciones de documento , como se muestra en la imagen.

Resumen

1. El plan de cuentas está estructurado en dos tipos de cajones:

Cajones de balance que normalmente contienen cuentas de balance y cajones de pérdidas y ganancias ( cuenta de resultados) que generalmente incluye cuentas de pérdidas y ganancias.

2. Los distintos informes financieros se ejecutan en:

Las cuentas de saldos relevantes al rango de fechas seleccionadas y se presentan según su cajón, nivel y clase.

3. El plan de cuentas organiza las cuentas de mayor de una empresa en una estructura jerárquica.

El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos para las distintas clases de cuenta. El sistema muestra la sección como un cajón de armario.

Los niveles siguientes se pueden utilizar con títulos para agrupar las cuentas y para las cuentas activas.

Solo las cuentas activas se puede contabilizar en SAP business One.

4. El plan de cuentas contiene muchas definiciones relacionadas con la cuenta, como por ejemplo:

Moneda de la cuenta, proyecto relacionado, período de actividad limitado y saldo de cuenta mínimo y máximo.

El plan contable debe evaluarse antes de cualquier implementación de SAP Business One asegurándonos que los criterios financieros y contables se establecieron según las necesidades con el objetivo que permita generar reportes financieros que se utilizaran en la toma de decisiones.