Un proceso de autorización se puede configurar en documentos de ventas, compras e inventario. En el escenario empresarial mostrado aquí, existe el requisito de autorizar las compras y gastos internos que superen un cierto límite. Las solicitudes de compra o pedidos para estos gastos deben ser autorizados por un jefe antes de que puedan añadirse.
Se puede establecer procesos de autorización para una amplia variedad de documentos en SAP Business One. Puede utilizar un procedimiento de autorización siempre que el procedimiento de trabajo requiera autorización antes que un usuario pueda generar ciertos documentos, por ejemplo, solicitudes de compra o pedidos.
Si el valor del documento supera el límite, el procedimiento de autorización bloqueará el documento hasta que se autorice.
Los procedimientos de autorización también pueden utilizarse en el proceso de ventas, en el procesamiento de pagos efectuados, en la recepción y traslados de inventario y en el recuento de stocks.
Proceso básico de autorización en SAP Business One
En el proceso de autorización, un usuario que está sujeto a un proceso de autorización se conoce como el creador. Cuando el creador añade un documento que cumplen con las condiciones de autorización predefinidas, se notifica al creador y el documento se graba como un documento preliminar. El documento tiene el estado Documento preliminar (Pendiente).
El creador no podrá visualizar el documento preliminar al explorar los registros, pero puede acceder al mismo desde el informe de documentos preliminares.
Es necesario autorizar el documento preliminar antes de poderlo generar como documento. Se envía una solicitud interna a los autorizadores predefinidos. Esta solicitud aparece en la ventana emergente Resumen de Mensajes/Alertas y al autorizador puede desglosar para ver el documento preliminar.
Si el autorizador rechaza el documento, el creador recibe un mensaje interno con un vínculo al documento rechazado. El creador puede modificar el documento, y si la condición de autorización ya no se cumple, el documento se puede añadir al sistema como un documento normal. Si la condición de autorización aún se cumple, comenzará otro procedimiento de autorización.
Si el documento se autoriza en el primer nivel de autorización, se envía una solicitud de autorización al siguiente nivel de autorización (si fuera aplicable). Si el documento se autoriza en el nivel final de autorización, el creador puede añadir el documento.
después de la autorización del documento, este tiene el estado Autorizado en el título.
¿Como autorizar múltiples documentos en SAP Business ONE?
Cuando tienes varias bases de datos/empresas en SAP Business One y quieres establecer un flujo de autorización, como » Autorizar Ordenes de compras mayores a 100 dólares» pero deseas esa configuración para las 15 bases de datos/empresas que se tienen en la plataforma.
La forma tradicional para el autorizador (persona que autoriza los documentos) es realizar un login (acceso con usuario y contraseña) a cada una de las empresas que necesiten autorizar documentos.
Las tareas importantes de nosotros Consultores de SAP business One es brindar a nuestros clientes la facilidad en la herramienta, por lo tanto se creo una plataforma que permita tener los siguientes beneficios:
1. Multi empresas.
2. único login por usuario.
3. Consolidar los documentos SAP busines One que serán autorizados.
4. Autorización en Batch
5. Reporteria personalizada.
6 . Fácil de utilizar
Puedes utilizar diferentes roles de autorización , por ejemplo: únicamente visualizar los documentos o tener permisos para poder Autorizar/Denegar un documento en proceso de autorización.
Tienes un portal con los documentos a ser autorizados / rechazados en una ventana consolidada de todas las empresas SAP Business One donde utilices procesos de autorización , con el objetivo que se pueda autorizar varios documentos sin necesidad de cambiar de empresa.
podrás visualizar fácilmente la información del documento que será autorizado .
Visualizar el detalle del documento para asegurarnos de la cuenta contable donde será realizada su contabilización y los montos que corresponden, además podemos visualizar el adjunto que se realizó en SAP business One.
Documento adjunto de ejemplo :
Luego de realizar la revisión de información del documento y su respectivo registro , procedemos a decidir la autorización o denegar la solicitud.
Tendremos la opción a realizar un autorización «masiva» realizando un check a los documentos que serán autorizados en batch , como en el ejemplo:
Ahorremos tiempo a los usuarios que utilizan SAP Business One optimizando procesos que se pueden automatizar utilizando la integración de nuevas tecnologías.
