Fundamentos de la contabilidad en SAP Business ONE

En este tema , cubriremos algunas convenciones generales sobre contabilidad y daremos ejemplos de los asientos automáticos que se crean durante los procesos de venta .

Escenario empresarial:

Se realizara una implementacióin de SAP business One en un nuevo cliente , «OEC computers » (Es una de la empresas de ejemplo que utilizamos los consultores de SAP) :

• Su principal contacto en las instalaciones del cliente es Lucia , la responsable del área de contabilidad.

• Lucia desea conocer cómo SAP business One gestiona los procesos de contabilidad financiera.

• Quiere asegurarse de que comprende el panorama general para poder informar sobre los resultados de la empresa.

Imagine que la empresa «OEC computers» esta implementando SAP business One lo cual es un nuevo cliente para la empresa de consultoría . Su contacto principal es la responsable de área de contabilidad, Lucia .

Lucia está muy interesada en la implementación y pregunta sobre cómo SAP business One gestiona los procesos de contabilidad financiera. Desea asegurarse de que comprende el panorama general a fin de ponder informar periódicamente los resultados a los propietarios de la empresa en cada periodo .

Conceptos básicos de finanzas

Veamos algunos conceptos básicos de finanzas.

Todas las transacciones comerciales se registran en los libros de la empresa, esto permite :

1. Gestionar la empresa de manera eficaz gracias a la posibilidad de elaborar informes financieros .

2. Informar las transacciones comerciales a las autoridades pertinentes.

Todas las transacciones comerciales generan un intercambio de valor:

Una determinada cuenta aumenta de valor y otra disminuye su valor, lo que genera el registro de contabilizaciones compensadas del Debe y el Haber.

Asientos automáticos: Pregunta de reflexión

En temas anteriores tratamos los documentos del proceso de ventas y sus consecuencias en la contabilidad. Para revisar este proceso intentemos responder a la siguiente pregunta:

En un proceso de ventas estándar, ¿Qué documentos afectan al sistema contable?

Respuesta

Estos son los documentos en el proceso de ventas que crean asientos automáticos y por lo tanto afectan al sistema contable:

1. Entrega

2. Factura de clientes

3. Pagos recibidos (cobros)

4. Depositos

Tenga en cuenta que la entrega solo crea la contabilización si esta utilizando un inventario permanente.

Asiento de factura de clientes

En SAP business One , un asiento se contabiliza automáticamente para varios documentos durante los procesos de inventario, compras y venta

Ahora supongamos por un momento que estamos en un sistema de inventario no permanente para que nuestro ejemplo sea simple:.En ese caso, nuestro ejemplo de proceso de ventas , la factura de clientes crea automáticamente el siguiente asiento:

1. Hay un cargo en el Debe de la cuenta del cliente por el precio total de la venta.

2. Existe el Haber para la cuenta de impuestos para «impuestos sobre ventas» y el Haber para la «cuenta de ingresos» para el precio de la venta (impuestos no incluidos)

Existe la opción de dividir la contabilización del asiento por líneas de documento. Es decir, las filas con las mismas cuentas de mayor no se agrupan en el asiento creado. Una fila del asiento se enlaza con una fila del documento de marketing.

Para habilitar esta opción se puede realizar la parametrización en SAP business ONE.

En resumen: esta característica de SAP Business ONE nos permite como dueños de negocio asegurarnos que nuestra información financiera sea integra y se opere en tiempo real, dándonos beneficios adicionales como dashboard de control financiero para tomar decisiones y hacer prosperar nuestros negocios.